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名刺管理 ScanSnapとEvernoteの連動!

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「名刺管理」という問題に僕たちはいつまで悩まされ続けるのだろうか…。

名刺ケースにScanSnapつけてくれて、交換したと動時に、スキャニングしてくれ、iPhoneにデータがリンクされ、音声で検索できて、電話でもメールもできる…。

まだまだ、そんな時代にならないので、自分たちで工夫しなければならない。

今まで、名刺管理ソフトを使って、管理していたが、ついに諦めました…。名刺を活用するよりも、管理のための管理に時間がかかりすぎたからだ。

ボクの使っているScanSnap S510にも名刺管理ソフトが付いていたが、認識された文字を修正している時間や入力された文字を、目視でチェックする手間と、利用頻度との相関関係が悪すぎた。

そこで、たまたま、イベントで会った、ミスターEvernoteのみたいもんのいしたに氏に、どうやって名刺管理しているの?と質問したところ。

眼から鱗のアイデアをいただいた。

氏の名刺管理法は、

1.名刺を会った日ごとで、一斉にScanSnapでスキャンする。ファイルはPDF化

2.そのPDFを、Evernoteに入れる。

以上!

何ぃ〜!!!? たったのそれだけ?

名刺ソフトで入力するのでもなく、AdobeAcrobatの自動認識機能を使うでもなく、Evernoteのクラウドによる認識機能を使用するというワザだ!

さっそく、試してガッテンしてみた!

Evernoteの無料版だったが、ついにこの認識機能をフルで使いたかったので、有料版に変えた。しかも、今ならば有料版となる、プランが1年分ついている Abrasasのnotepad プランなどもある!http://j.mp/dD03qJ

プレスカードタイプも3ヶ月無料だったので、こちらを選択!http://j.mp/a8iUgz

ScanSnap S510は、年季がはいってきているので、そろそろ ScanSnap S1500が欲しいけれど、十分に使えているので、まだ買い替えはなし…。

【1】今日一日、お会いした人たちをグループとして分ける。←これがポイント evernoteのタグで、あとで追加させる。

【2】名刺を入れる際に、縦書き、横書きを分けて、これが混在して取り込めれば、時系列がおかしくならなくてすむのだが…。毎回、ソートするホルダーをズコズコと調整しなければならない。

【2】スキャンは、両面をスキャンすることによって、裏面にある英語でも検索が可能になる。

【3】それをEvernoteで新規メモとして保存。 分類タグも打ち込んでおく。

【4】寝る

【5】いつの間にか、PDFが検索できるようになっている。

素晴らしい!!

タグでも検索できる。

課題は、Evenoteの検索が、直近の該当データに飛んでいってしまうところだ。ここは、一度、候補を表示してから、検索できるようになれば完璧だろう。

まだまだ、完全ではないけれども、いつ頃、なんの時に会ったんだっけ?と日程とスケジュール帳を見ながらで、ほとんどの人は探し出せるようになった。

管理のためのコストを最小限に、活用を最大限にするためのいい方法と出会えた!いしたにさん、ありがとう!





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